ペットショップの報告書作成にAIを使うには

集計と文章化を分ける

売上や件数は、元の帳票や表計算で集計・確認します。AIには必要な集計結果と事実メモを渡し、報告文の構成や表現を整える役割を持たせます。

前年比や構成比を載せる場合も、分母・対象期間・計算結果を人が確認してください。変化の理由が分からない場合は「未確認」と記し、もっともらしい原因を作らせません。

下書きの依頼例

以下の確認済み情報だけを使って、週次報告の下書きを作成してください。
構成：今週の事実／対応したこと／次週の確認事項
数字は変更せず、記載のない原因は推測しないでください。
情報が不足する箇所は「要確認」としてください。

確認済み情報：［匿名化した集計結果・事実メモ］

これは入力のたたき台です。自社の報告様式や、入力してよい情報の範囲に合わせて調整します。

提出前の確認ポイント

元の資料と、対象期間・数値・単位が一致しているかを確認します。実施していない対応が書かれていないか、推測が事実のように表現されていないかも見直します。

報告書を確認する人と、修正が必要な場合の戻し先を決めてから運用すると、判断が曖昧になりにくくなります。

作成時間だけで効果を決めない

情報を準備する時間、AIへの入力、内容確認、修正までを含めて記録します。従来の方法より確認作業が増える場合は、入力項目を絞るなど手順を見直します。

O-FULLのLPに掲載した「3時間→30分」は本人自身の資料作成での検証例です。顧客の導入実績や、この報告書手順で同じ効果が得られることを示す数字ではありません。